Kokousrumbaa

Eilisen Hesarissa oli herkullinen yleisönosastojuttu. Leikkasin sen oikein talteen. Jyväskyläläinen Pekka Neittaanmäki kirjoitti siitä, kuinka yletön kokousrumba tuo turhia kuluja. Hänen kirjoituksensa otti kantaa lähinnä työpaikkojen näkökulmasta, mutta aivan samat ongelmat on nähtävissä myös luottamushenkilön näkökulmasta.

Hän kirjoittaa: "...jos ei osata asioita pelkistää ja sanoa oleellista, laitetaan kaikki mahdollinen materiaali ja puhutaan pitkään. Valitettavan usein voi myös todeta: jos ei osata päättää, perustetaan työryhmä ja aikaansaadaan usein turha kokouksien sarja". Tämä on aivan kuin omasta kynästäni kirjoitettua. Tähän vielä lisäisin sen, että jos ei asiaa saada omin voimin (syystä tai toisesta) selvitettyä, palkataan konsultti. Konsultti yleensä vielä tietää mihin suuntaan asiaa on "edullista" valmistella ja päättäjät saavat tuntuvaa maksua vastaan päätöksentekonsa tueksi konsulttiselvityksen.

Neittaanmäki kirjoittaa edelleen: " Usein yleinen pohdiskelu ja joidenkin henkilöiden lähes pitelemätön halu tuoda erinomaisuuttaan esille kommentoimalla kaikkia mahdollisia asioita sotkee kokoukset ja vaikeuttaa itse päätöksentekoa. Jos puheenjohtajalla ei ole otetta asioista, seurauksena ovat 3-6 -tuntiset maratonkokoukset".

Tämän saman havainnon olen ikävä kyllä tehnyt minäkin, mutta sillä erotuksella, että ei ole pelkästään puheenjohtajan vika, jos kokoukset venyvät. Puheenjohtaja ei mielestäni voi älyttömästi rajoittaa puheoikeutta, mutta kohtuus tietenkin tässäkin sallitaan. Jokaisen kokoukseen osallistujan tulisi miettiä sitä, ovatko alituinen kyseleminen tai kommentoiminen kaikkia muitakin hyödyttäviä vai onko toiminnalla ainoastaan omaa tiedonjanoa ja esiintymishalua pönkittävä tarkoitus.

Jokaisella luottamushenkilöllä on laajat oikeudet saada valmistelussa olevista asioista tietoa virkakoneistolta ennen päätöskokouksia, joten sitä mahdollisuutta tulisi käyttää eikä suotta pitkittää kaikkien yhteistä aikaa kysymyksillä, jotka eivät yleensä ole päätöksenteonkaan kannalta kovin oleellisia.

Toinen ajankäyttöön liittyvä asia on täsmällisyys. Jos kokous on ilmoitettu alkavaksi esim. klo 15.00, mielestäni sen tulisi silloin myös alkaa. Ikävä todellisuus vaan on, että noin klo 15.00 alkaa kahvinjuonti ja sitten kun keretään, aloitetaan kokous. Tämä tuntuu olevan käytäntönä useimmissa kokoonpanoissa ja se jos mikä kiireistä ihmistä harmittaa. Yleensä kokoukseen juostaan jostakin ja jos olisi ollut etukäteen tiedossa, että aloitetaankin vasta varttia yli, olisi voinut juosta vähän hitaammin.

Oma lukunsa ovat tietenkin henkilöt, jotka viis veisaavat sovituista aloitusajoista ja tulevat paikalle säännöllisesti 5-15 minuuttia aloittamisen jälkeen, jolloin varmuudella kaikkien asiaan orientoituminen keskeytyy ja huomio siirtyy tähän myöhästyjään. Ehkä se sitten onkin se tarkoitus... Oma verenpaineeni kohoaa aina siitä, jos itse joudun (yleensä minusta riippumattomista syistä) myöhästymään jostakin enkä siihen kyllä syyllistykään kuin äärimmäisen harvoin ja perustellusta syystä. Myöhästeleminen on mielestäni toisten ihmisten aliarvioimista ja vähättelyä.

Meille, jotka istumme kokouksia "harrastusmielessä", asia on vielä kiusallisempi. Olemme kaikki tavallisen kiireisiä ja ainakin meillä pienten lasten vanhemmilla, aika on usein kortilla. Olisi suotavaa, että kokoukset olisivat hyvin etukäteen suunniteltuja ja kaikin puolin tehokkaita. Varmasti meillä kaikilla on asiassa parantamisen varaa. Katsoin juuri ensi viikon kalenteria ja huomasin, että kokouksia on tiedossa ( ilman kaupunginhallitusta)"ainoastaan" kahdeksan. Toivoa vaan täytyy, että edes osa olisi kestoltaan alle kolme tuntia...